Le traitement des factures en entreprise (saisie, intégration, validation), bien que peu gratifiant et souvent répétitif et long, est pourtant essentiel. Comme le processus est entièrement optimisé, la technologie peut avoir un rôle prépondérant dans la gestion à une échelle importante de toutes ces données. Ainsi, la dématérialisation des factures offre l’opportunité d’économiser sur les coûts de traitement tout en minimisant les erreurs humaines, les fraudes par virement et les conséquences environnementales. Consultez cet article pour découvrir davantage sur ce système de traitement de facturation.
Plan de l'article
Présentation de la dématérialisation des factures fournisseurs
Selon le type d’opération réalisée, la dématérialisation des factures fournisseurs peut se présenter sous diverses modalités. Dans sa définition précise, la dématérialisation du document justificatif des clients implique le remplacement de l’original papier d’un justificatif par une version digitale comme :
A voir aussi : Maximisez votre carrière grâce à la formation en services transactionnels
- JPEG.
Cependant, l’implémentation de la solution de dématérialisation des factures fournisseurs peut varier en fonction :
Des procédures de gestion des factures électroniques fournisseurs implantées par l’entreprise ainsi que du mode de transmission utilisé.
A lire aussi : Quelle est la pire banque ?
La dématérialisation contribue à réduire :
- l’empreinte environnementale
- les dépenses de l’entreprise.
La lecture automatique des factures fournisseurs
L’un des avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs est qu’une variété de logiciel de gestion peut les lire automatiquement. Peu importe le format : électronique ou imprimé, auquel cas, on parle de factures fournisseurs numérisées. En utilisant des technologies telles que :
- OCR (Optical Character Recognition)
- RAD (Robotized Automated Document)
- LAD (Lecteur Automatique de Documents)
L’entreprise est capable de :
Mettre en place un système de dématérialisation pour les factures fournisseurs
Incorporer directement les documents électroniques de ses clients dans l’outil comptable numérique.
Par conséquent, le logiciel de dématérialisation permet une facilitation considérable de la gestion, du traitement et du suivi des paiements aux fournisseurs et des documents personnels. Les divers indicateurs de performance clés telles que :
- le solde de trésorerie
- le besoin en fonds de roulement
Sont entièrement actualisés. Et la gestion des délais de paiement peut être effectuée de manière automatique.
L’un des avantages de ce type de logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs est leur polyvalence. Vous pouvez vous conformer aux diverses méthodes de facturation adoptées par les fournisseurs. En effet, les entreprises peuvent mettre en œuvre une automatisation personnalisée pour obtenir un résultat uniforme, indépendamment de la version imprimée ou électronique.
En cas de relations difficiles avec un fournisseur, il fait envisager à l’instauration d’un processus d’établissement des factures entièrement digital en mettant en œuvre un système EDI. Concernant la e-facture, il devient prochainement indispensable d’utiliser des processus entièrement digitaux.
Le système EDI ou échange de données informatisées
Le système de traitement EDI facilite la dématérialisation complète du processus de règlement, depuis l’envoi de la pièce justificative jusqu’à l’acquittement. L’EDI nécessite la connexion des systèmes de données de l’entreprise cliente et du fournisseur pour :
Transmettre les données de gestion des documents comptables sous une forme standardisée.
La technique
Ainsi, les factures sont traitées par un outil spécifique de dématérialisation des factures. L’envoi d’une pièce justificative par courrier électronique ou en version physique n’est plus d’actualité : toute la procédure de facturation se fait via :
Une interface électronique SaaS dans le cas d’un logiciel de dématérialisation des factures spécifiques
Un logiciel de numérisation des documents comptables relié à l’API d’un ERP, ou directement via un ERP offrant cette fonctionnalité.
Cependant, l’EDI ne se limite pas uniquement à la solution de dématérialisation des factures entre entreprises. Il vise à se déployer dans divers secteurs pour simplifier la gestion, que ce soit :
le transfert de données de la carte vitale vers la CPAM
l’envoi d’une liasse fiscale au service des impôts.
Les règles juridiques concernant la solution de dématérialisation fiscale des factures
La création d’un justificatif dématérialisé impose certaines obligations réglementaires à son émetteur.
L’exigence de facturation électronique pour les entités publiques
Il est impératif pour les entreprises offrant des services ou vendant des produits à des entités publiques de facturer par voie électronique. Pour favoriser la transition des sociétés concernées vers une solution de facturation numérisée, l’AIFE (agence pour l’informatique financière de l’Etat) a mis en place une plateforme spécifique dédiée à la facturation des services offerts. Cette plateforme offre notamment la possibilité de :
- réaliser des dépôts et des saisies de factures
- suivre leur progression
- ajouter des documents supplémentaires : RIB, IBAN, données bancaires.
La facturation électronique entre sociétés privées
En ce qui concerne les transactions commerciales entre sociétés, la société doit officialiser son acceptation de la facture électronique afin que :
Elle puisse être considérée comme une facture d’origine.
Son acquittement peut impliquer implicitement cette acceptation.
Pour être valide, la facture électronique doit posséder certaines propriétés :
- les mentions obligatoires concernant les factures et les documents
- une clarté adéquate et l’impossibilité de changer son contenu.
Pour assurer l’intégrité du contenu d’une facture numérisée, diverses méthodes sont utilisables :
- facture signée électroniquement
- communication structurée conformément à une norme de sécurité
- EDI (Échange de données informatisé)
- Interface PGI (progiciel de gestion intégré = Enterprise Resource Planning)
- version XML email contenant la facture dématérialisée en format PDF
- fax
La solution de dématérialisation de facture numérique : une approche économique et écologique pour les entreprises
L’acheminement électronique des factures (enregistrement, intégration, validation) est considéré comme une charge chronophage sans bénéfice supplémentaire affectant le surplus brut d’exploitation.
Que ce soit sous forme électronique ou classique, le processus de facturation dans les entreprises est entièrement optimisé pour :
Minimiser les erreurs tout en maîtrisant les coûts liés à l’automatisation et pour plus de sécurité.
Le coût environnemental et financier de la facture imprimée
En ce qui concerne les factures imprimées, cela représente un processus complexe avec une durée moyenne de traitement de 14 jours :
La facture est éditée et imprimée en double exemplaire ; elle est ensuite mise sous enveloppe. Le premier exemplaire est envoyé, tandis que le second est conservé.
Ensuite, le client reçoit la facture et l’enregistre en comptabilité. Puis vient le processus de paiement à l’échéance. Quant à l’archivage, il dure 10 ans à compter de la fermeture de l’exercice comptable.
Il est donc estimé qu’un employé peut gérer près de 6 000 factures papier par an. Ce constat est assez rare, surtout pour les entreprises qui font largement appel à la sous-traitance électronique. Par conséquent, le prix n’est pas négligeable pour le client ! Cela nécessite une enveloppe salariale dédiée et des frais d’archivage en fonction du volume facturé aux entreprises. En ce qui concerne l’impact environnemental de la facturation imprimée en comptabilité, il se réfère à la production de la version imprimée qui contribue aux phénomènes de déforestation. Concernant les émissions de CO2, la sanction est accrue. Ainsi, le choix de la pièce justificative digitale contribue à une réduction significative de leurs frais de gestion.
