La comptabilisation de la refacturation des charges locatives suit une règle simple : le bailleur enregistre ses dépenses en charges, puis la refacturation au locataire en produit, tandis que les provisions encaissées attendent le décompte annuel dans un compte de tiers. Le locataire professionnel passe ces mêmes charges au compte 614. Un exemple chiffré détaille ci-dessous les écritures de la provision à la régularisation.
Refacturation des charges locatives : ce qui se récupère
Une charge locative refacturée est une dépense que le bailleur a payée et que le bail ou la loi met à la charge du locataire. La liste des charges récupérables dépend du type de bail : un texte réglementaire la fixe pour l’habitation, alors qu’en local commercial le bail et le code de commerce délimitent ce qui peut être imputé.
Dans tous les cas, seules des dépenses réelles et justifiées se refacturent. Le bailleur appelle des provisions en cours d’année, puis compare ces avances aux dépenses effectivement engagées lors de la régularisation annuelle.
Comptes du bailleur et du locataire pour les charges refacturées
Chaque flux a son compte. Le tableau suivant reprend ceux qu’utilisent les fiches d’experts-comptables consultées, avec la variante la plus courante pour le produit de refacturation.
| Opération | Compte | Côté |
|---|---|---|
| Dépense payée par le bailleur (syndic, entretien) | 614 Charges locatives et de copropriété | Bailleur, débit |
| Loyer facturé | 706 Loyers | Bailleur, crédit |
| Refacturation distincte du loyer | 708 Produits des activités annexes | Bailleur, crédit |
| Charges portées sur la quittance du loyer | 7062 Charges récupérables | Bailleur, crédit |
| Provisions encaissées avant décompte | 419 ou 4191 Avances et acomptes reçus | Bailleur, crédit |
| Charges supportées par le locataire | 614 Charges locatives et de copropriété | Locataire, débit |
Les comptes de transfert de charges ont disparu du plan comptable : la refacturation s’enregistre désormais directement en produit, sans passer par ce mécanisme. Pour retrouver l’intitulé d’un compte, le plan comptable général reste la référence.
Les 4 écritures du bailleur, de la provision à la régularisation
L’exemple retient un local loué avec 1 200 € de provisions sur charges encaissées dans l’année, pour 1 350 € de dépenses réelles. Le bail n’est pas soumis à la TVA, ce qui simplifie les écritures ; la TVA est traitée plus bas.
Pour le loyer lui-même, l’enregistrement des loyers encaissés suit un schéma voisin, avec le compte 706 au crédit.
| Étape | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 1. Encaissement des provisions | 512 Banque : 1 200 € | 419 Avances reçues : 1 200 € |
| 2. Paiement des dépenses de l’année | 614 Charges locatives : 1 350 € | 512 Banque : 1 350 € |
| 3. Décompte annuel des charges réelles | 419 Avances reçues : 1 200 € 411 Clients : 150 € |
708 Produits annexes : 1 350 € |
| 4. Encaissement du complément | 512 Banque : 150 € | 411 Clients : 150 € |
Le compte 419 doit être soldé au décompte annuel, sinon les provisions restent en dette alors que le locataire n’a plus rien à avancer. Le résultat de l’exercice n’est ainsi touché que par la différence entre la charge de 1 350 € et le produit refacturé de 1 350 €, soit zéro.
Si les charges réelles n’avaient atteint que 1 100 €, le décompte créditerait le 708 de 1 100 € et laisserait 100 € au 419, rendus au locataire par un débit du 419 et un crédit de la banque.
TVA sur les charges refacturées
Les charges refacturées suivent le régime du loyer : la TVA s’ajoute si le bail y est soumis, et reste absente sinon. Elle se calcule sur le montant réel refacturé, jamais sur les provisions seules.
Avec le même exemple et une TVA à 20 %, le complément de 150 € devient 180 € à encaisser : 411 Clients au débit de 180 €, 708 au crédit de 150 € et 44571 TVA collectée au crédit de 30 €.
Taxe foncière et frais de syndic refacturés
La taxe foncière refacturée au locataire d’un local commercial est traitée comme un complément de loyer. Le bailleur la comptabilise d’abord en charge (compte 63512 Taxes foncières), puis la refacture : 411 Clients au débit du montant TTC, 708 et 44571 au crédit.
Pour une société qui détient le local, par exemple une SCI à l’impôt sur les sociétés, cette écriture figure dans la comptabilité de l’exercice concerné.
Les frais de syndic se découpent en deux parts. Isoler la part récupérable dans un sous-compte du 614 évite de refacturer par erreur des honoraires que le bail ne met pas à la charge du locataire.
Bailleur particulier, justificatifs et erreurs fréquentes
Le bailleur particulier en location nue ne tient pas de comptabilité commerciale : il déclare ses revenus fonciers, et les provisions de copropriété y suivent des règles propres. La déclaration des revenus fonciers détaille ce cas.
Trois pièces justifient un décompte : les appels de charges, le décompte annuel du syndic ou du gestionnaire, et le bail qui fixe la répartition. Elles se conservent avec la comptabilité.
Les erreurs les plus courantes tiennent en trois points :
- refacturer une charge que le bail ou la loi laisse au bailleur, ce qui expose à une restitution lors d’un contrôle du locataire ;
- laisser les provisions en produit au lieu de les porter au 419, ce qui gonfle le résultat de l’année de l’encaissement ;
- oublier la TVA sur un bail qui y est soumis, alors que le complément de régularisation y est soumis aussi.
Un décompte annuel qui solde le 419 et justifie chaque ligne du 708 par une facture règle l’essentiel d’un contrôle sur ce point. Le complément ou le trop-perçu se traite ensuite avec le locataire sur la quittance suivante.
