La dématérialisation facture représente une solution aisée pour renforcer l’efficacité opérationnelle et diminuer les coûts. Mais quels sont les avantages de cette transition numérique ? Comment maximiser les gains réels découlant de cette démarche ?
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Elle offre les mêmes garanties que les factures habituelles
La réglementation encadre de manière exhaustive la facturation électronique en lui attribuant une valeur équivalente à celle d’une facture papier traditionnelle. Ainsi, il n’y a aucune raison d’hésiter à faire le saut vers la dématérialisation facture. Il existe cependant trois conditions pour que la dématérialisation facture soit valide :
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- L’émetteur de la facture doit garantir son authenticité
- Le contenu doit être certifié, c’est-à-dire non altéré
- La lisibilité de la facture doit être possible de sa réception jusqu’à la fin de sa période de conservation
La facture doit être facilement lisible dès sa réception jusqu’à la fin de sa période de conservation. Bien que le cadre juridique puisse sembler contraignant, il présente des avantages significatifs. En effet, il renforce la confiance des clients. Effectuez une visite sur cette page web pour en apprendre plus sur la dématérialisation facture.
La dématérialisation facture diminue les dépenses
Peut-être la raison principale de choisir une politique « zéro papier » est la possibilité de réduire les coûts en entreprise, ainsi que l’impact environnemental. L’ADEME estime que l’industrie du papier contribue à l’émission de près de 600 millions de tonnes de CO2 chaque année. La dématérialisation facture permet donc de réduire cette dépense considérable, sans compromettre l’efficacité opérationnelle.
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Elle diminue les délais de traitement
Sans aucun doute, la transition vers la dématérialisation facture booste l’efficacité opérationnelle de manière indéniable. Elle permet une réduction significative des coûts et des délais de traitement. En moyenne, le traitement des factures papier nécessite 14 jours et représente un coût d’environ 15 euros par facture en termes de temps passé par un collaborateur.
Grâce à la digitalisation de la facturation, ces délais et coûts sont réduits de manière spectaculaire, jusqu’à une division par cinq. Les risques d’erreurs de saisie sont éliminés, les échanges de documents sont instantanés, et les paiements sont déclenchés plus rapidement. Cela libère du temps pour les collaborateurs afin qu’ils se consacrent à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Elle améliore la visibilité des opérations
Avec la transition vers la dématérialisation facture, les entreprises renforcent la traçabilité de leurs opérations. Les informations présentes sur les factures sont automatiquement identifiées et intégrées dans le système d’information. Cela se fait grâce à la Gestion Électronique des Documents (GED), qui utilise les fonctionnalités de Reconnaissance Optique des Caractères (OCR) et de Lecture Automatique de Documents (LAD). Ainsi, il devient possible de retrouver rapidement et facilement n’importe quelle facture en quelques clics, même au-delà de sa période légale de conservation.
Une satisfaction client renforcée
La dématérialisation facture participe également à améliorer la satisfaction client. En effet, grâce à cette démarche, le client a la possibilité de retrouver facilement tous ses documents sur une plateforme collaborative, de communiquer avec son expert-comptable, et d’exporter les informations nécessaires. Ainsi, ce processus élimine toute frustration liée à la gestion des factures, même si cela n’affecte pas le montant total affiché.
